Enterprise Content Management

ECM Lösungen können zu nachhaltigem Unternehmenswachstum beitragen. Sie nutzen die Möglichkeiten der Digitalisierung um Dokumentenmanagement, Wissenstransfer und die Bereitstellung von Unternehmensinternem Wissen zu vereinfachen.

Erfahren Sie hier mehr über die ECM Basics

Warum ECM?

Enterprise Content Management und die Voreile für Ihr Unternehmen

In jedem Unternehmen werden tagtägich strukturiete-, schwachstrukturierte und unstrukturierte Informationen verarbeitet. Unsere ECM Lösungen umfassen dabei Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Bereitstellung dieser Inhalte. Das Potential der Digitalisierung für die unternehmensweite Informationsverabreitung stellen heute entscheidende Wettbewerbsvorteile dar

Arbeiten Sie effizienter
und steigern Sie die Produktivität

Fehlendes Infomationsmanagement hat zur Folge, das benötigte Informationen nicht oder nur nach nach aufwendiger Recherche gefunden werden. Die dafür benötigte Zeit ist unproduktiv und die Qualität, Vollständigkeit und Aktualität des dadurch recherchierten Wissens oft mangelhaft.

Mehr Zufriedenheit. Bei Ihren Kunden und Kollegen

Die rasche und vollständige Bereitstellung von Wissen lassen Sie Kundenanfragen schneller und akkurater beantworten. Informationsflüsse werden effizienter und Entscheidungen können schneller getroffen werden. Ihre Kunden profitieren in der Bearbeitung von Anfragen, Ihre Mitarbeiter durch Zeitersparnis und  die Vereinfachung der Arbeit.

Unterstützung beim Progess- und Qualitätsmanagement

Zertifizierungen, QM Handbücher und internes Prozessmanagement erfordern eine nachweisbare Lenkung und Bereitstellung aktueller Informationen. Workflows sind dabei ein wichtiges Werkzeug um einheitliche Arbeitsabläufe rund um die Informationen sicherzustellen. So lässt sich beispielsweise ein „Vier-Augen-Prinzip“ bei der Aktualisierung von Dokumenten umsetzen.

Im Fokus: Unternehmenswissen

In Ihrem Unternehmen werden tagtägich strukturiete-, schwachstrukturierte und unstrukturierte Informationen verarbeitet. Die Inhalte können dabei in analoger oder digitaler Form vorliegen und werden anschließen elektronisch weiterverarbeitet. Rechnungen, Besprechungsnotizen oder e-Mail werden geschäfts- und handlungsbezogen verknüpft, klassifiziert und kanalisiert.

Dokumente und Informationen
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Unsere Lösungen haben das Ziel, Ihnen und Ihren Kollegen benötigte Informationen im alltäglichen Arbeitsfluss im passenden Kontext des jeweiligen Arbeitsschrittes automatisch zur Verfügung zu stellen. Wir sehen eine ECM Lösung daher als abteilungsübergreifende Platform zum Informations- und Wissensaustausches

Integration mit Drittapplikationen

In nahezu allen Unternehmen sind weiter IT-Applikationen, wie beispielsweise ein ERP oder CRM System vorhanden. Informationen entfalten deshalb ihren vollen Nutzen erst, wenn sie problemlos mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. Die Anbindung dieser Applikationen und die handlungsbezogene Darstellung der benötigten Informationen stellen einen unternehmensweiten Informationsfluss durch die Vermeidung von Medienbrüchen sicher.

Informationslenkung & Workflows

Standardisierte Geschäftsprozesse mit möglichst hohem Automatisierungsgrad sind ein Schlüssel zu einer effizienteren Organisation. Auch beim Informations- und Datenaustausch ist dieser Aspekt somit zu beachten. Klar definierte Arbeitsabläufe welche Bearbeitungsschritte etwa mit einem Dokument erfolgen sollen (Beispiel: Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen, Review-Prozesse für eine QM-Dokument, Verschlagworten eines Dokumentes mit Zusatzinformationen) sind somit wichtiger Bestandteil viele Geschäftsprozesse.

Portalintegration & Mobile-Office

Durch die Digitalisierung ist die Arbeit nicht mehr an den Schreibtisch im Büro gebunden. Einfache und schnelle Anbindungen an Unternehmensinformationen, etwa durch Smartphone-Clients oder Webportale sind deshalb wichtiger den je. Auch die Art wie Kunden mit einem Unternehmen kommuniziert ist im Wandel – so sind etwa „Self-Service Portale“, bei denen Kunden Bestellungen aufgeben oder Rechnungen abrufen können Standard.

Collaboration

Im Digitalen Zeitalter ist auch die Kommunikation und der Informationsaustausch in Teams wichtig. Absprachen unter Kollegen, Ergebnisse aus Team-Meetings, Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten sind ebenfalls Informationsressourcen die unternehmensweit transparent aufbereitet werden müssen.

ECM Einsatzbeispiele

ECM kann in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens die Informationstransparenz erhöhen und die Geschäftsprozesse optimieren.

Integration mit
dem ERP System

Integration von Belegen und Informationen in die ERP Prozesse und revisionssichere Dokumentenablage

Externe Auftragsdokumente

Verknüpen Sie zusätzlicher Auftragsdokumente (z.B. Zeichnungen, Ausschreibungsunterlagen, Vertragsunterlagen, e-Mail Korrespondenzen etc.) mit den Auftragsdaten im ERP

Nachvollizehbarkeit
der Abwicklung

Erfüllung von Compliance-Richtlinien dank Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und Entscheidungen, inklusive lückenloser Protokollierung und umfassenden Berechtigungskonzept

Schnelle
Interaktion

Schnelle Informationsverarbeitung dank standardisierter Aktionen (z.B. Dokumente suchen, erstellen, ablegen) auf Knopfdruck

Revisionssichere
Archivierung

Dank der revisionssicheren Archivierung von Buchhaltungsbelegen sind alle Belege jederzeit und schnell im Zugriff und des physische Papierarchiv fällt weg. Über die ERP Integration haben Sie auch stets den Kontext zum Verkauf bzw. Einkauf.

Automatische
Belegverarbeitung

Dank OCR können Eingangsbelege erkannt und deren Information automatisch extrahiert werden. In weiterer Folge werden die Belegdaten automatisch an das ERP übergeben und verbucht

Durchgängige
Prozesstransparenz

Standardisierte Freigabeprozesse stellen einen einheitlichen und vollständlichen Durchlauf eingehender Rechnungen sicher inklusive der Freigaben von der Buchhaltung, Einkauf und Geschäftsleitung

Alle Kennzahlen
stets im Blick

Eine 360° Sicht auf Ihre Finanzbuchhaltung ermöglicht Ihnen  beeindruckende Dashboard-Virtualisierungen über Ihre Finanzbelege. Sehen Sie auf einen Blick welche Rechnungen und Summen unbezahlt oder in der Freigabe sind.

Alle wichtigen Informationen
Unterwegs und in Echtzeit

Der Außendienst hat alle Produktinformationen zum benötigen Zeitpunkt im Zugriff. Über Mobile Apps mit leistungsfähiger Suchfunktionen können benötigte Informationen in Echtzeit während des Vertriebsprozesses abgerufen werden sowie Rücksprachen mit dem Innendienst geführt werden. Neue Produktinfos sowie Preis- oder Rabattupdates erhält der Außendienst ebenfalls mobile über die ECM Platform

Abteilungsübergreifend kommunizieren

Ob Rücksprachen zwischen Außendienst und Innendienst oder eine Information der Produktionsvorbereitung an den Vertrieb, sämtlche Kommunikation eines Teams wird an einem einzigen Ort zusammengebracht. Diese Kommunikation ist für alle Kollegen nachvollziehbar und durchsuchbar.

Schnelle
Auftragsfreigabe

Angebote und Auftragsdokumente müssen oftmals freigegeben werden. Ein nachvollziehbarer, protokollierter Freigabeprozess und mit mobiler Anbindung ermöglicht diese Freigabe von Unterwegs zu erteilen. Das spart Zeit und verringert die Durchlaufzeiten.

Passende Angebote
für Ihre Kunden

Im Kundenakt sind alle vorangegangenen Kundenkorrespondenzen abgelegt. Die Sofortige Auskunftsfähigkeit und verbesserte Übersicht über die Bedürfnisse ihres Kunden geben Ihrem Vertieb herovrragende Möglichkeiten um den Umsatz zu steigern

Die Lösung

ELO ECM Suite

Die ELO ECM Suite erfasst, verwaltet und archiviert alle geschäftsrelevanten Informationen und Dokumente im Unternehmen. Das gesamte Unternehmenswissen ist an zentraler Stelle gebündelt und steht über Rich-, Mobile/Webclients, Webportale oder  vollintegrierte Anwendungen jederzeit zur Verfügung. Prozesse rund um diese Informationen lassen sich unternehmensweit integrieren.

Business Logic Provider (BLP)

Der BLP ist eine eine Universelle Middleware für die Integration und Bereitstellung von Informationsinhalten aus DMS/ECM Systemen. Unter dem Konzept „Informieren & Handeln“ ermöglicht der Business Logic Provider eine nahtlose Informationsintegration mit verschiedenen führenden Systemen (etwa ERP oder CRM) und vereinheitlicht und automatisiert zudem Prozesse für verschiedene Situationen innerhalb des Applikationskontextes.

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