Enterprise Content Management
In jedem Unternehmen werden tagtägich strukturiete-, schwachstrukturierte und unstrukturierte Informationen verarbeitet. ECM Lösungen können dabei zu nachhaltigem Unternehmenswachstum beitragen. Sie nutzen die Möglichkeiten der Digitalisierung um Dokumentenmanagement, Wissenstransfer und die Bereitstellung von Unternehmensinternem Wissen zu vereinfachen. Die Inhalte können dabei in analoger oder digitaler Form vorliegen und werden anschließen elektronisch weiterverarbeitet. Rechnungen, Besprechungsnotizen oder e-Mail werden geschäfts- und handlungsbezogen verknüpft, klassifiziert und kanalisiert. Unsere ECM Lösungen umfassen Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Bereitstellung dieser Inhalte. Das Potential der Digitalisierung für die unternehmensweite Informationsverabreitung stellen heute entscheidende Wettbewerbsvorteile dar
Arbeiten Sie effizienter
und steigern Sie die Produktivität
Fehlendes Infomationsmanagement hat zur Folge, das benötigte Informationen nicht oder nur nach nach aufwendiger Recherche gefunden werden. Die dafür benötigte Zeit ist unproduktiv und die Qualität, Vollständigkeit und Aktualität des dadurch recherchierten Wissens oft mangelhaft.
Mehr Zufriedenheit. Bei Ihren Kunden und Kollegen
Unterstützung beim Progess- und Qualitätsmanagement
Zertifizierungen, QM Handbücher und internes Prozessmanagement erfordern eine nachweisbare Lenkung und Bereitstellung aktueller Informationen. Workflows sind dabei ein wichtiges Werkzeug um einheitliche Arbeitsabläufe rund um die Informationen sicherzustellen. So lässt sich beispielsweise ein „Vier-Augen-Prinzip“ bei der Aktualisierung von Dokumenten umsetzen.
Dokumente und Informationen
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Unsere Lösungen haben das Ziel, Ihnen und Ihren Kollegen benötigte Informationen im alltäglichen Arbeitsfluss im passenden Kontext des jeweiligen Arbeitsschrittes automatisch zur Verfügung zu stellen. Wir sehen eine ECM Lösung daher als abteilungsübergreifende Platform zum Informations- und Wissensaustausches
Integration mit Drittapplikationen
In nahezu allen Unternehmen sind weiter IT-Applikationen, wie beispielsweise ein ERP oder CRM System vorhanden. Informationen entfalten deshalb ihren vollen Nutzen erst, wenn sie problemlos mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. Die Anbindung dieser Applikationen und die handlungsbezogene Darstellung der benötigten Informationen stellen einen unternehmensweiten Informationsfluss durch die Vermeidung von Medienbrüchen sicher.
Informationslenkung & Workflows
Standardisierte Geschäftsprozesse mit möglichst hohem Automatisierungsgrad sind ein Schlüssel zu einer effizienteren Organisation. Auch beim Informations- und Datenaustausch ist dieser Aspekt somit zu beachten. Klar definierte Arbeitsabläufe welche Bearbeitungsschritte etwa mit einem Dokument erfolgen sollen (Beispiel: Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen, Review-Prozesse für eine QM-Dokument, Verschlagworten eines Dokumentes mit Zusatzinformationen) sind somit wichtiger Bestandteil viele Geschäftsprozesse.
Portalintegration & Mobile-Office
Durch die Digitalisierung ist die Arbeit nicht mehr an den Schreibtisch im Büro gebunden. Einfache und schnelle Anbindungen an Unternehmensinformationen, etwa durch Smartphone-Clients oder Webportale sind deshalb wichtiger den je. Auch die Art wie Kunden mit einem Unternehmen kommuniziert ist im Wandel – so sind etwa „Self-Service Portale“, bei denen Kunden Bestellungen aufgeben oder Rechnungen abrufen können Standard.
Collaboration
Im Digitalen Zeitalter ist auch die Kommunikation und der Informationsaustausch in Teams wichtig. Absprachen unter Kollegen, Ergebnisse aus Team-Meetings, Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten sind ebenfalls Informationsressourcen die unternehmensweit transparent aufbereitet werden müssen.
ECM Einsatzbeispiele
ECM kann in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens die Informationstransparenz erhöhen und die Geschäftsprozesse optimieren.
Auftragsbearbeitung
ERP Integration
Integration von Belegen und Informationen in die ERP Prozesse und revisionssichere Dokumentenablage
Externe Auftragsdokumente
Verknüpen Sie zusätzlicher Auftragsdokumente (z.B. Zeichnungen, Ausschreibungsunterlagen, Vertragsunterlagen, e-Mail Korrespondenzen etc.) mit den Auftragsdaten im ERP.
Nachvollziehbarkeit
Erfüllung von Compliance-Richtlinien dank Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und Entscheidungen, inklusive lückenloser Protokollierung und umfassenden Berechtigungskonzept
Schnelle Interaktion
Schnelle Informationsverarbeitung dank standardisierter Aktionen (z.B. Dokumente suchen, erstellen, ablegen) auf Knopfdruck
Buchhaltung
Revisionssichere Archivierung
Dank der revisionssicheren Archivierung von Buchhaltungsbelegen sind alle Belege jederzeit und schnell im Zugriff und des physische Papierarchiv fällt weg. Über die ERP Integration haben Sie auch stets den Kontext zum Verkauf bzw. Einkauf.
Automatische Belegverarbeitung
Dank OCR können Eingangsbelege erkannt und deren Information automatisch extrahiert werden. In weiterer Folge werden die Belegdaten automatisch an das ERP übergeben und verbucht
Durchgängige Prozesstransparenz
Standardisierte Freigabeprozesse stellen einen einheitlichen und vollständlichen Durchlauf eingehender Rechnungen sicher inklusive der Freigaben von der Buchhaltung, Einkauf und Geschäftsleitung
Alle Kennzahlen stets im Blick
Eine 360° Sicht auf Ihre Finanzbuchhaltung ermöglicht Ihnen beeindruckende Dashboard-Virtualisierungen über Ihre Finanzbelege. Sehen Sie auf einen Blick welche Rechnungen und Summen unbezahlt oder in der Freigabe sind.
Vertrieb
Alle wichtigen Informationen Unterwegs und in Echtzeit
Der Außendienst hat alle Produktinformationen zum benötigen Zeitpunkt im Zugriff. Über Mobile Apps mit leistungsfähiger Suchfunktionen können benötigte Informationen in Echtzeit während des Vertriebsprozesses abgerufen werden sowie Rücksprachen mit dem Innendienst geführt werden. Neue Produktinfos sowie Preis- oder Rabattupdates erhält der Außendienst ebenfalls mobile über die ECM Platform
Abteilungsübergreifend kommunizieren
Ob Rücksprachen zwischen Außendienst und Innendienst oder eine Information der Produktionsvorbereitung an den Vertrieb, sämtlche Kommunikation eines Teams wird an einem einzigen Ort zusammengebracht. Diese Kommunikation ist für alle Kollegen nachvollziehbar und durchsuchbar.
Schnelle Auftragsfreigabe
Angebote und Auftragsdokumente müssen oftmals freigegeben werden. Ein nachvollziehbarer, protokollierter Freigabeprozess und mit mobiler Anbindung ermöglicht diese Freigabe von Unterwegs zu erteilen. Das spart Zeit und verringert die Durchlaufzeiten.
Passende Angebote für Ihre Kunden
Im Kundenakt sind alle vorangegangenen Kundenkorrespondenzen abgelegt. Die Sofortige Auskunftsfähigkeit und verbesserte Übersicht über die Bedürfnisse ihres Kunden geben Ihrem Vertieb herovrragende Möglichkeiten um den Umsatz zu steigern
Die Lösung
ELO ECM Suite
Die ELO ECM Suite erfasst, verwaltet und archiviert alle geschäftsrelevanten Informationen und Dokumente im Unternehmen. Das gesamte Unternehmenswissen ist an zentraler Stelle gebündelt und steht über Rich-, Mobile/Webclients, Webportale oder vollintegrierte Anwendungen jederzeit zur Verfügung. Prozesse rund um diese Informationen lassen sich unternehmensweit integrieren.
Business Logic Provider (BLP)
Der BLP ist eine eine Universelle Middleware für die Integration und Bereitstellung von Informationsinhalten aus DMS/ECM Systemen. Unter dem Konzept „Informieren & Handeln“ ermöglicht der Business Logic Provider eine nahtlose Informationsintegration mit verschiedenen führenden Systemen (etwa ERP oder CRM) und vereinheitlicht und automatisiert zudem Prozesse für verschiedene Situationen innerhalb des Applikationskontextes.