ELO Dokumentenverwaltung und
Enterprise Content Management

ELO ist eine Enterprise Content Management Lösung, die Ihnen Hilft Ihre Dokumente digital zu verwalten und archivieren sowie den Informationsfluss und Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens digital abzuwickeln. ELO ist die ideale Lösung für Prozessdigitalisierung in den Bereichen Dokument- und Informationsmanagements sowie Vertrags- und
Personalmanagement.

Wir unterstützen Sie gerne bei

Dokumenten
Verwaltung
Volltext
Suche
Revisionssichere Archivierung
Integration mit Drittanbietern
Workflows & social collaboration

Dokumentenverwaltung

Verwalten Sie alle Dokumente, wie etwa Office-Dateien, e-Mails, Fotos, Zeichnungen, etc. im digitalen Archiv. Dabei können Sie über die Integrierte Versionsverwaltung auch jederzeit auf vorangegangene Versionen zurückspringen.

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ELO bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenbearbeitung wie Sie es aus Ihrer Anlaogen Arbeitsweise kennen. Virtuelle Haftnotizen, Stempel oder Markierung sind möglich.

Volltextsuche

Ihre unternehmensinterne Suchmaschine – dank ELO einfach realisiert. Die im Standard enthaltene iSearch sucht nach Begriffen in den Dokumenteigenschaften sowie auch im Dokumentinhalt (Volltextsuche)

Jedes Dokument durchläuft einer Automatischen Text-Extraktion (OCR) und wird in die Volltextdatenbank aufgenommen. Über verschiedene Suchmethoden (etwa UND/ODER Suche, Phrasensuche) sowie den leistungsstarken integrierten Thesaurus finden Sie benötige Informationen schnell und zuverlässig.

Mehr erfahren: Flyer ELO iSearch

Workflows & Collaboration

Das Büro im Digitalen Zeitalter erfordert effiziente und transparente Kommunikation. Teams sind oftmals weit voneinander entfernt und dank der Digitalisierung nehmen auch Home-Office Arbeitsplätze zu. Mit ELO können Sie interne Abläufe wie etwa Freigabeprozesse oder Rückfragen zu Aufträgen abwickeln

Worflows werden verwendet um Prozessdurchläufe zu definieren. So kann etwa eine Eingangsrechnung einen vordefinierten Weg im Unternhemen durchlaufen und – etwa abhängig von dem Rechnungsbetrag – von mehreren Stellen freigegeben werden. All diese Workflows sind Dokumentiert sodass sich Ihre internen compliance Anforderungen problemlos umsetzen lassen.

Der ELO Feed wird genutzt damit Teams innerhalb ihres Unternehmens kommunizieren können. Die Zusammenarbeit erfolgt hier immer bezogen auf ein Projekt, einen Kunden oder einen bestimmten Vorgang in Ihrem unternehmen

Mehr erfahren: Whitepaper ELO collaboration

Compliance und Dokumentenlenkung

Normen oder interne Standards erfordern oftmals einen ausreichend dokumentierten Prozessablauf. So müssen zu Ihrem Produkt beispielsweise mehrere Prüfdokumente erstellt werden bevor es an den Kunden ausgeliefert werden darf. Die Dokumentenlenkung stellt einen kontinuierlichen Aktualisierungs- und Begutachtungsprozess von unternehmensrelevanten Informationsinhalten sicher. Jede Änderung, jede Freigabe ist nachvollziehbar dokumentiert und die komplette Änderungshistorie über die Versionierung nachvollziehbar. Weiters wird unter dem Begriff auch die gezielte Verteilung dieser Informationen bezeichnet.

Dashboards & Business Intelligence

ELO Analytics ist die moderne Technologie zur Datenanalyse für die ECM-Systeme ELOprofessional und ELOenterprise.
Damit haben Anwender die Möglichkeit, Verbindungen und Zusammenhänge zwischen Daten aus verschiedenen Quellen
innerhalb ihres ELO Systems herzustellen und diese übersichtlich und strukturiert auszuwerten.
Mit ELO Analytics lassen sich große Datenmengen in Bruchteilen von Sekunden erfassen und strukturieren. Damit entfällt
der Aufbau externer Business-Intelligence-Datenbanken. Dank individueller Dashboards können Übersichten und
Visualisierungen strukturierter Daten jederzeit flexibel angepasst werden. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept mit
Gruppen und Rollenfunktionen sorgt für die Steuerung von Zugriffsrechten und stellt damit sicher, dass nur diejenigen
Daten zur Auswertung gelangen, auf die der jeweilige Anwender auch zugreifen kann.

e-Mail Management

Mit ELOxc for Microsoft EWS werden E-Mails vorgangsbezogen bestimmten Geschäftsprozessen zugewiesen. So können E-Mails, die einen bestimmten Bezug zu einem Vorgang beinhalten, beispielsweise automatisch in den zugehörigen Ordner verschoben werden. Flexibel anpassbare Aktionsbäume stimmen dabei die Übernahme der Daten aus Microsoft Exchange und die Weiterverarbeitung im ELO ECM-System optimal aufeinander ab. Gleichzeitig bietet ELOxc for Microsoft EWS dem Anwender größtmögliche Flexibilität: Eine manuelle (clientbasierte) oder automatische (serverbasierte) Archivierung ist möglich. Zudem lassen sich beide Ansätze kombinieren. ELOxc for Microsoft EWS bietet die nötigen Voraussetzungen, um E-Mails gemäß den gesetzlichen Archivierungsvorgaben zu verwalten.

Mehr erfahren: Whitepaper e-Mail Management mit ELO

Office-Integration

Neu erstellte Microsoft Office-Dokumente können direkt in das ELO Archiv übertragen werden. Dadurch ist das Dokument an zentraler Stelle für alle Kollegen zugänglich – vorausgesetzt, sie verfügen über die entsprechenden Rechte. Die Bearbeitung eines Dokuments erfolgt über das Ein- und Auschecken. Damit ist immer ersichtlich, welcher Mitarbeiter ein Dokument gerade bearbeitet. Im Zuge einer versionierten Ablage sind Änderungen am Dokument jederzeit
nachvollziehbar und können den jeweiligen Bearbeitern zugeordnet werden. Ein transparentes Arbeiten ist so automatisch möglich. Neben den klassischen DMS-Funktionen bieten die ELO Clients for Microsoft Office umfassende Recherchemöglichkeiten. Mittels zahlreicher Filter ist es dem Anwender möglich, innerhalb kürzester Zeit alle relevanten Dokumente im ELO Archiv zu finden und auf diese zuzugreifen. Dies bietet den besonderen Komfort, dass der gewohnte Arbeitsfluss nicht
unterbrochen wird und der Anwender weiter seine gewohnten Programme nutzen kann.

EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union sieht bestimmte Rechte für natürliche Personen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor. So sind Sie verpflichtet dem Betroffenen jederzeit Auskunft über die Verarbeitung seiner Daten zu geben. Außerdem haben Betroffene das Recht auf Dateneinsicht, Löschung und umfangreiche Darstellung der verarbeiteten Daten. Nutzen Sie ELO um personenbezogene Daten schnell und eindeutig zu Identifizieren, Löschfristen zu setzen und Datenzugriffe sowie Berechtigungen rechtskonform zu protokollieren. Über die Integrierte Exportfunktion können Sie betroffenen auch eine Kopie der Daten zur Verfügung stellen.

Mehr erfahren: Whitepaper ELO und die EU-DSGVO

Mobiles Arbeiten

Die ECM-App ELO for Mobile Devices ermöglicht mobiles Arbeiten zu jeder Zeit an jedem Ort. Über Smartphones oder Tablets können Anwender mobil auf ihr ELO Archiv zugreifen und die ECM-Basisfunktionen von unterwegs nutzen. Darüber hinaus bietet die App vielfältige Interaktions- und Kooperationsmöglichkeiten, z. B. die Kommunikation per ELO Feed oder die Bearbeitung von Workflows. Dokumente können mobil in Drittapplikationen (z.B. in Microsoft Word) erstellt und direkt im ELO Archiv abgelegt werden, ohne die führende Applikation zu verlassen. Durch die Offline-Funktionalität der App können Anwender auch ohne bestehende Internetverbindung auf ihre Dokumente zugreifen. ELO for Mobile Devices wurde als native App für die mobilen Plattformen iOS und Android entwickelt.

Mehr erfahren: Flyer ELO für mobile Endgeräte

Über ELO

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Jahre Erfahrung

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Anwender weltweit

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Vertriebsländer

ELO Digital Office ist DMS und ECM Hersteller mit Sitz in Stuttgart und über 20 Jahren Erfahrung. Mit 21 Standorten in 17 Ländern und einem internationalen Netz an ELO-Business Partnern ist weltweite Präsenz sichergestellt. Mit ELOprofessional und ELOenterprise sind zwei Produktlinien für den Unternehmensbereich verfügbar. Der Unterschied in den Lösungen liegt in der Skalierbarkeit und maximalen Archivgröße. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl der passenden Produktfamilie

ELOprofessional und ELOenterprise wird ausschließlich über ELO Business Partner angeboten. TeamOne Consulting berät Sie als zertifizierter ELO Business Partner gerne bei der Auswahl der passenden Lizenzen und bietet Umsetzung individueller Lösungen und Schulungen

ELOprofessional 11 Produktbroschüre
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